Email Netiquette – Cara Menulis Baris Subjek yang Mendapat Pesan Anda Dibuka, Menggunakan Netiquette

Etiket email dimulai dengan baris subjek Anda. Baris subjek adalah bagian terpenting dari pesan Anda karena nama dan baris subjek Anda adalah dasar untuk pesan Anda dibaca – atau dihapus.

Pernahkah Anda melayang di atas keyboard, memutuskan apakah atau tidak untuk membuka pesan email? Kemungkinan Anda membuat keputusan berdasarkan baris subjek email.

Pikirkan pikiran pembaca Anda sebagai filter. Sebagian besar orang yang bekerja menerima banyak email setiap hari, dan hampir semua orang dapat memberi tahu Anda bahwa mereka tidak sengaja menghapus email yang sah. Ketika orang-orang berada di bawah tekanan waktu, mereka cenderung menyaring apa yang mereka tanggapi. Dengan banyak email di kotak masuk mereka, baris subjek mungkin memberi mereka satu-satunya petunjuk tentang seberapa penting email itu.

Ingat juga bahwa email sering diajukan untuk referensi nanti. Jika baris subjek Anda tidak deskriptif, akan sulit dan membingungkan ketika pembaca ingin merujuknya lagi setelah diajukan.

Baris subjek netto yang membuka pesan Anda:

o Jangan biarkan baris subjek kosong. Jika tidak ada petunjuk tentang konten, pembaca Anda akan kesulitan memutuskan apakah akan membukanya, dan akan mengalami kesulitan untuk mengajukan dan mengambilnya nanti.

o Berpikir seperti seorang pemasar. Masukkan garis bawah Anda di baris subjek, dan sertakan kata kerja tindakan.

Alih-alih: Artikel untuk ditinjau;

Tulis: Komentar Anda tentang artikel CMI dibutuhkan pukul 3 sore hari Senin.

o Harus spesifik. Gunakan tanggal, karena pembaca Anda mungkin tidak berada di kantor pada hari Anda mengharapkan balasan dari mereka.

Daripada: Minggu depan;

Tulis: 12 November

o Sederhanakan: Gunakan baris subjek yang singkat, jelas, dan rapi. Minimalkan kata-kata yang tidak perlu.

Daripada: Kami mengalami masalah menemukan dokumen yang hilang untuk pertemuan besok;

Tulis: Dokumen tidak ada untuk rapat besok – diperlukan bantuan

o Selesaikan: Pastikan baris subjek Anda memiliki informasi yang cukup bagi orang yang akan merujuk nanti, setelah diajukan.

Daripada: Tindak lanjut;

Tulis: Tindak lanjuti hingga pertemuan 21 September dengan John Smith

o Jangan mengirim garis subjek yang tidak masuk akal atau tidak berguna.

Alih-alih: FYI, Hai, Hello;

Tulis: FYI -informasi yang Anda minta untuk konferensi 18 November

o Ubah baris subjek untuk mencerminkan topik baru. Jika Anda memperluas topik, tetapi perlu referensi informasi dari sebelumnya, tambahkan topik baru ke baris subjek

o Gunakan singkatan jika Anda yakin pembaca Anda akan memahami makna Anda. Misalnya, mgr, admin, info baik-baik saja.

Anda diundang untuk menggunakan kiat etiket email ini untuk menulis baris subjek yang jelas yang mengundang pembaca untuk membuka email Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *